Joustava toimitila on tämän päivän sana. Työelämä on muuttunut ja toimitilojen tarve sen mukana. Jo ennen koronaa oli nähtävissä tarve joustavammille toimitilaratkaisuille, mutta viime vuosien aikana muutos tätä kohti on kiihtynyt entisestään.
Perinteisesti vuokrattava toimitila voi olla hieman jäykkä. Yritys saa tyhjän toimistotilan, jota pitää ehkä remontoida ja sisustaa sekä tämän jälkeen muuttaa tilaan. Prosessi voi olla siis pitkä ja vaatii rahaa. Joustava toimitilaratkaisu voi tarkoittaa valmista tilaa, johon yrityksen ei tarvitse panostaa rahallisesti edellä mainittuihin asioihin vaan kaikki ovat valmiina. Näitä ovat esimerkiksi co-working tilat. Joustavuus näkyy co-working tiloissa myös lyhyenä sitoutumisaikana.
Joustavien toimitilojen lisäksi tilatehokkuus on tulevaisuuden trendi. Toimitilojen tehokkuus on tärkeää niin tilan vuokraajalle kuin kiinteistön omistajalle. Toimitiloissa on monesti paljon hukkatilaa kun 100 henkilöä työllistävästä yrityksestä vain 40 työskentelee aktiivisesti yrityksen toimistolla. Monen tutkimuksen mukaan suurin osa ihmisistä haluaa tehdä 2–3 päivää viikosta etänä töitä eli tilojen käyttö prosentti on siis melko pieni. Jos samassa tilassa työskentelisi monta yritystä samaan aikaan ja he voisivat varata esimerkiksi neuvottelutiloja aina tarpeen mukaan, tilan käyttöä tehostettaisiin huomattavasti. Kiinteistön omistajalla on mahdollisuus tällöin myös parempaan tuottoon sekä mahdollistaa vastuullisempia toimitila vaihtoehtoja.
Miten toteuttaa joustava toimitila?
Kiinteistön omistaja tai kiinteistömanageri firma voi toteuttaa joustavia toimitilaratkaisuja, mutta monesti heidän fokuksensa sekä osaaminen on muualla. Tällöin paras vaihtoehto on lähteä rakentamaan kumppanuutta yrityksen kanssa, joka on keskittynyt joustaviin toimitilaratkaisuihin. Erillinen yritys voi toimija tiloissa operoijana ja toteuttaa joustavia tilaratkaisuja, jotka palvelevat useita yrityksiä samanaikaisesti.
Tilaan voidaan toteuttaa yrityksille pieniä yksityisiä toimistoja ja lisäksi yhteistä co-working työskentelytilaa. Tilassa tulee olla varattavia tiimityö-, neuvottelu- ja videopuhelutiloja. Olemme menossa siihen, että toimisto on paikka tavata muita ihmisiä ja yksin tehtävä työ tehdään muualta. Tällöin joustava toimitila mahdollistaa yhteisen kokoontumisen, mutta samaan aikaan pysyvän toimitila ratkaisun.
Ongelmat, joita yritykset miettivät co-working tiloissa?
1.Onko mahdollista, että työntekijät ”hyppäävät” helpommin toisen yrityksen matkaan?
Meidän vastauksemme on ei. Co-working tiloissa noudatetaan hyvän toiminnan periaatteita ja emme usko tällaista tapahtuvan. Kukaan tätä ei voi luvata, mutta yleisesti co-working tiloissa on hyvä yhteisöllisyys meininki ja ei haluta vahingoittaa muita yrityksiä. Ennemmin halutaan tehdä yhteistyötä jopa!
2. Kuinka yhteisöllisyys ja yrityksen oma brändi pidetään näkyvänä?
Kun yrityksille mahdollistetaan oma toimisto, jonka voi laittaa brändin näköiseksi ja työntekijät voivat kokoontua sinne yhdessä, ei tämäkään ole ongelma. Co-working tila ainoastaan tarjoaa joustavan toimitilan ei vie yrityksen brändiä. Asiakkaiden logot voivat näkyä heti co-working tilaan saapuessa ja kun oma toimisto näyttää yritykseltä niin brändi pääsee oikeuksiinsa huolimatta missä toimisto on.
3. Tuleeko ratkaisu todellisuudessa edullisemmaksi kuin oma toimitila?
Tämä on haastava kysymys, koska hintaan vaikuttaa moni asia. Sijainti, neliömäärä, henkilöstön koko ja lisäpalveluiden tarve. Pienille tiimeille ja yrityksille co-working tilat ovat meidän kokemuksemme mukaan aina edullisempi ja järkevämpi vaihtoehto kuin perinteinen oma toimitila. Suurempien yrityksien kohdalla ratkaisu pitää räätälöidä niin, että se on järkevä ja tarjoaa joustavaa lisätila ratkaisua, mutta hinta ei kohoa taivaisiin. Aina yhtälö ei ole helppo suurempien yrityksien kohdalla, kun käyttäjiä yhteiskäytölliselle co-working tilalle alkaa olla niin paljon. Remontointi, kalustus ja muiden vastaavien kustannusten puolesta co-working tila on toki järkevä vaihtoehto kaikille ja se antaa joustavan mahdollisuuden ilman pitkää sitoutumista. Kun sitoutumisaika on max muutama kuukausi niin yritys voi halutessaan etsiä nopeasti paremman vaihtoehdon.
Office X:llä haluamme tarjota tulevaisuuden joustavia toimitilaratkaisuja. Jos sinulla on kiinteistö, johon haluat meidät operoijaksi niin ole yhetydessä!
Olemme toteuttaneet aiemmin operoijana shop-in-shop mallilla yhden toimipisteen Iskun tiloihin.
